大師輕鬆讀509：少做一點比較好

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主題看板 有所取捨，做愈少愈有效
步驟 1 找出最要緊的事
步驟 2 排除多餘的雜務
延伸閱讀 少做、專注，更成功

主題看板

有所取捨，做愈少愈有效

面對每天忙不完的工作、回不完的電子郵件、消化不了的資訊、接不停的電話，有什麼辦法可以減少超載的負荷量呢？關鍵就在於有所取捨，排除多餘的雜務，專注最要緊的事。

我們生活在一個公認「多比較好」的世界。我們追逐更多的金錢、更大的房子和車子、更多的衣服和家具。我們追求更高的生產力。

然而，一天時間有限，我們的生產有限，無法再做更多。許多人將這些限制看成問題，有些人則視為挑戰：每天要如何擠出更多時間？如果能夠更有效率安排時間，是否可以在有限的時間裡做更多的事？

事實上，做了更多事並不意味你做了有意義的事，你很可能做了一大堆不重要的事，同時又弄得自己工作過度、壓力過大。

高效專家李奧．巴伯塔以自己親身經驗告訴我們：少做一點比較好，簡化事物，專心去做生活中最有生產力的事才更重要。而少做一點比較好的真正關鍵和驅動力在於創造，以及在生活中養成更多有生產力的新習慣。

簡化的原則可以分為 2 步驟：

設定限制，投入所有的資源，你最後一定能做得比較少，做得比較明智，並且專注在你生命中真正重要的事物上。

步驟 1找出最要緊的事

少做一點比較好的 6 項指導原則是幫助你簡化生活、提高生產力的點子。透過減少工作數量，轉而專注在最要緊的事，便可減少生活中的雜亂。光這麼做就能降低你的壓力並讓你更有生產力。在聰明運用這些原則時，簡單原則是非常有力的工具：

原則 1 設定實際的底限

學會如何設限的流程如下：

1 分析目前慣用的標準，並隨意選個你認為理想的限制。

2 用一段合理的時間測試新的限制，評估它對你是否有效。

3 如果你的新限制不管用，調整到你認為比較有用的標準，再試試看。

4 繼續微調並調整自己的限制，直到你找到最佳標準，並養成新的習慣。

原則 2 選出最要緊的項目

如何找出最要緊的事？你必須回答自己 9 個問題：

1 你在乎的價值是什麼？

2 你的目標是什麼？

3 你對什麼充滿熱情？

4 你認為什麼是重要的？

5 什麼會帶來最大的影響？

6 哪些項目具有最大的長期價值？

7 哪些是你真的需要，而哪些你只是想要？

8 哪些是可以消除且不會造成任何問題的？

9 一、兩個星期後，當你重新檢視你的選擇，會有什麼改變？

原則 3 簡化手上的工作

你只要排除不必要的事，拿所有時間去做能創造最大價值的事。舉例來說：

1 你可能著手進行一項任務，上面有 8 或 9 件事。

2 回答上述 9 個問題後，你或許認為清單上只有 3 項重要。要排除其他 6 項，你可能要：

■ 簡單地一筆劃掉，把它們拋到九霄雲外。

■ 交待下屬、同事或其他人去處理。

■ 暫緩不必馬上完成，只須在某個階段完成的任務。

3 做這件事的困難來自別人想的是增加你的工作項目，而不是減少你的工作。這時你就得有很好的技巧。不然就要：

■ 一開始就對他們說「不」。

■ 清楚明確地告訴他們你「沒有時間」。

原則 4 專心

專心的方式有好幾種：

■ 你可以專心在一個目標。

■ 你可以專心眼前的事實。

■ 你可以專注於手上的任務。

■ 你可以專注於各種情況下的積極面，有 2 方面值得多多注意：

1.養成一次做一項任務的習慣。

2.持續專注當下，不要擔心過去發生的事，或是為了未來可能發生也可能不存在的問題自亂陣腳。

原則 5 養成更多有生產力的新習慣

少做一點比較好的真正關鍵和驅動力在於創造，以及在生活中養成更多有生產力的新習慣。前進的最佳辦法是展開為期 30 天的挑戰，一次專心面對一個新習慣。方法如下：

1 找出對你的生活或事業會帶來最大正面影響的新習慣。

2 寫下你會做哪些改變，有哪些事情可以觸發你的新行為，以及要向誰報告進展。

3 盡可能告訴更多的人你想養成的新習慣。

4 把每天的結果告訴追蹤你進展的人或團體。

5 30 天後，慶祝你的新習慣，繼續執行你訓練自己學會的事。

原則 6 從小處做起再逐步改善

利用少做一點比較好的原則，想提高成功的可能性，應該從小處做起，再穩定地小幅逐步改善，而不是超出能力所及的範圍。從小處做起，再往上推展之所以見效，有幾個不同的理由：

■ 從小處做起會讓你更專注。

■ 從小處做起可以讓你維持高度熱情。

■ 小改變比較容易處理。

■ 選擇小事情，幾乎穩操勝券。

步驟 2排除多餘的雜務

在這個商業時代，你必須懂得一些非常實用和有效的準則，來面對那些最有可能弄亂一整天的事情。要在每天做到少做一點比較好，就要學會做得更少，但多多達成以下幾個項目：

項目 1 目標和專案

你最好只要掌握少數幾個目標，而不是一大堆根本做不到的目標。終極之道是「單一目標系統」──全心全意面對一個目標。單一目標系統運作方式如下：

1 從所有目標中選出一個未來 6 個月內你最想完成的目標。

2 把整體目標分解成你可以在未來 1 到 2 個月內完成的次要目標。

3 每周訂出一個新的當周目標，往次要目標推進。

4 每天選擇一項行動，往當周目標推進，並切實做到。

項目 2 任務

每天選出 3 項你最需要完成的任務，把它們指定為當天「最重要的任務」。然後集中精力完成這 3 項最重要的任務。

項目 3 時間管理

■不要事先安排約會 ──要求想跟你見面的人，先打個電話。如果你有空，就讓他們來，如果沒空，讓他們再找時間撥電話來。

■記錄行事曆 ──把必須記得的事情寫在行事曆上。

■隨身攜帶口袋型記事本 ──一有新點子就寫下來。

■了解事情的輕重緩急 ──知道什麼時候該做什麼事。

■持續不斷減少任務 ──排除任何花了時間卻沒回報的事。

■一次處理完每天必須完成的家務事 ──集中精神快速且有效率地處理掉這些例行工作。

項目 4 網際網路

設定限制讓你能更有效地使用網路。一些建議包括：

■ 上網一定要有明確目的。

■ 優先為你的專案上網查資料，然後徹底離線，著手處理最重要的任務。

■ 設好定時器，依照你指定的時間專心處理手上的任務。

■ 再度上網時，先列出需要上網查詢的項目清單，你就不必擔心會忘記。

■ 完成最重要任務之後，可以犒賞自己一下，上一些你喜歡的網站。只要確保你只有在完成工作後才這麼做。

項目 5 電子郵件

對付電子郵件的方法是透過簡化和設限，變得更有力。要簡化你的電子郵件，你必須：

■ 隨時保持收件匣淨空，所以你每天的挑戰就是處理收件匣並盡快清空。

■ 盡可能刪除明顯的垃圾郵件。

■ 每讀完一封電子郵件便立刻處理。

項目 6 建檔

簡易的建檔系統建議有：

■ 針對每張文件都有合適的處理方式。

■ 把所有文件放在一個抽屜。當抽屜滿了，全部再看一遍，丟掉你現在認為不必要的文件。

■ 盡可能用電子格式將東西儲存在網路上。只有那些必須以紙本形式保留的東西，才以實體的文件建檔。

■ 立即處理所有的紙本。不要堆積如山後才整理。現在就動手。

項目 7 承諾

簡化你的承諾：

■ 退一步看清全貌。什麼對你最重要？

■ 現在就列出目前所有的承諾。

■ 釐清 5 個真正最重要的承諾。

■ 開始刪除一切你答應卻不必要的承諾。

■ 承認自己沒有足夠時間做一切想做的事。

■ 訓練自己對新的承諾一開始就說「不」，不要等後來變得更棘手時才說。

■ 盡量每天少做一些。

■ 確定只做單一任務。一次只做一件事，把它做好。

■ 騰出更多時間做你愛做和想做的事。

項目 8 例行工作

每天早晚以簡單的例行工作開始和結束，可以提振產能並帶來平靜有序的感覺。

項目 9 工作環境

乾淨的辦公桌可以讓你專心完成手上的事。如果周遭環境雜亂，會事倍功半，因為視覺上的干擾會讓你分心。

項目 10 放慢腳步

放慢腳步卻可以讓你完成更多事，聽起來確實有違常理。但簡單的事實是，人並不是生下來就要用每分每秒去做狂熱的事。

項目 11 身強體健

簡單的身強體健計畫如下：

1 養成運動習慣，每周至少出門 3 次動動身體 30 分鐘。

2 逐步改變你的飲食。吃清淡點，並找到你喜歡的健康食物。

3 在運動量和飲食方式上──同時維持定期和逐步的改善。

4 確實取得進展時，犒賞自己，維持高昂的動機。

項目 12 動機

動機是成就一切的關鍵，尤其是在你想要簡化生活和工作這件事上。如果你保有夠久的動機，你就會做到。

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